¿Sabes cómo vas a organizar tu próximo evento? ¿Conoces las claves para hacerlo con éxito?

Saber cómo organizar eventos y conocer las claves para hacerlo es una parte muy importante en tu estrategia y planificación de tu evento.

Si vas a organizar un evento (o estás ya en ello) piensa en estas sencillas claves, que te ayudarán a hacerlo:

PLANIFICA TU EVENTO

Es necesario tener clara tu estrategia para planificar y organizar el evento:

Objetivos: para qué se realiza el evento.

Define y busca tu target, el público al que te diriges.

Busca el lugar y fecha de celebración adecuada.

Diseña una propuesta de organización y planificación realista del evento.

Establece un presupuesto acorde al evento.

Organiza las tareas del equipo humano: proveedores, equipo organizador, ponentes, asistentes, patrocinadores, etc. Intenta involucrar a influencers, que ayuden en la tarea de hacer difusión del evento.

Promociona tu evento y consigue crear expectativa e interés para asistir al mismo. Aquí tienes algunos recursos geniales para promocionar tu evento.

Utiliza la tecnología para que tu evento sea un éxito.

Activa tu creatividad para que tu evento sea una experiencia inolvidable. Cuida al máximo todos los detalles para que tu evento sea recordado.

Analiza los resultados, realiza un informe lo más completo posible para informar a los organizadores, ponentes y patrocinadores del evento.

APROVECHA LA TECNOLOGÍA

• GESTIÓN ONLINE Usa una plataforma completa para la gestión del evento.

Facilita la compra de entradas.

Ofrece distintos medios de pago y promociones.

Utiliza una app para agilizar las acreditaciones.

Crea una web/app para el evento, que sea intuitiva y que facilite la información en tiempo real.

• DIFUSIÓN DEL EVENTO Utiliza redes sociales antes, durante y después del evento.

Elabora un buen plan de comunicación, publicidad y difusión.

Incluye un plan de marketing online, involucra todas tus redes sociales para dar  una amplia difusión dentro del sector interesado en tu evento.

HERRAMIENTAS QUE TODO EVENTPLANNER DEBE CONOCER

Aquí tienes algunas de las herramientas básicas, que he utilizado en algunos de los eventos que organizo. Son fáciles de usar y, sobre todo, son muy útiles a la hora de planificar todos los detalles relativos al evento:

Visual planning: Se trata de una solución a medida para la planificación de eventos (o trabajo previo al evento). Con este software optimizarás la gestión de actividades y podrás aumentar la productividad, ya que es una herramienta colaborativa, muy fácil de manejar, flexible y personalizable.

CadmiumCD: es una app que se podría llamar “todo incluido” para planificar y organizar tu evento. Este software de gestión de eventos permite compartir contenido de conferencias o expositores, vender más patrocinios o stands, crear plataforma en la nube, gestiona datos de asistentes y ponentes, genera vídeos para editar, etc.

Eventbrite: es una aplicación para la gestión integral de eventos: incluir detalles del evento, crear las entradas en la plataforma de pago, crear formularios de datos de asistentes, enviar invitaciones al evento entre tus contactos, descargar bases de datos de ponentes, asistentes y patrocinadores, entre otras posibilidades de gestión.

Es muy sencilla de usar, puedes comprobarlo en este breve vídeo «¿Cómo funciona Eventbrite? Paso a paso lo que te permite hacer nuestra tecnología»

Whova: con esta aplicación lograrás involucrar a los asistentes al evento de manera efectiva y ahorrarás tiempo en la logística, ya que te permite hacer el registro online, planificar marketing de tu evento de manera bastante sencilla. Dispone de un tutorial, que puede ser de utilidad para ver su funcionamiento.

SlideDog: te permite combinar Powerpoints, PDF, Presis y una gran cantidad de tipos de archivos en una única lista de reproducción. Esto es importante para que los organizadores de eventos podamos tener los diferentes archivos a mano y hace que mejoren las presentaciones.

Grip: esta aplicación facilita el networking del evento, con una interfaz muy intuitiva. Crea comunidades alrededor de eventos, creando experiencias de networking entre ellos, facilitando el uso de Linkedin o Facebook para ello, posibilitando programar reuniones para el evento, obteniendo recomendaciones, etc. Permite hacer negocios y guardar valiosos detalles de cada contacto.

MONITORIZA TU EVENTO

Para obtener una buena medición de resultados (el famoso ROI que tenemos en cada informe de resultados del evento) es necesario controlar antes, durante y después del evento los siguientes factores:

OBJETIVOS

Antes del evento:

Confirmación de asistentes.

Conseguir más visibilidad del evento.

Durante el evento:

Información en tiempo real en streaming.

Visibilidad e interacción en redes sociales.

Después del evento:

Informe de resultados y ROI del evento.

Impacto en la reputación o marca del evento.

TEMAS      

Antes del evento:

Consolidar el evento o marca/empresa del evento.

Crear hashtags del eventos, marca, ponentes, influencers y patrocinadores.

Durante el evento:

Difusión de ponencias, contenido y actividades.

Publicación en redes sociales de ponencias y publicidad.

Después del evento:

Consolidar la imagen de la marca/evento.

Publicar contenido de las ponencias.

Difusión del contenido entre target y patrocinadores.

MENCIONES   

Antes del evento:

Es importante localizar promotores y  patrocinadores para informar de la idea del evento, involucrarles difundan todo ello.

Durante el evento:

Métricas de la actividad de tu target y de los ponentes o participantes en tiempo real.

Después del evento:

Informe de número de asistentes al evento.

Informe de menciones en las distintas redes sociales y en medios de comunicación.

Informe de toda la difusión y alcance del evento dentro del sector, de los patrocinadores y del target.

Y hasta aquí el resumen de ideas básicas para planificar y organizar tu evento con éxito. Espero tus comentarios o los recursos o ideas, que desees añadir.