Quieres promocionar tu evento y te planteas cómo empezar. La verdad es tod@s hemos pasado por eso y nos hemos planteado cómo empezar a promocionar nuestro evento.

Siempre hay ideas por las que empezar y que son muy útiles: usa imágenes originales y descriptivas, crea contenidos creativos, ideas sorprendentes, utiliza herramientas online innovadoras o anuncios online. Mi consejo: innova, sorprende, seduce… El poder de los detalles hace que tu evento se diferencie.

Aquí tienes 12 recursos geniales para empezar a promocionar tu evento:

Diseña una web o blog útil y fácil de usar. Es muy importante que sea una web o blog intuitivo, con información del sector eventos útil, con un aspecto profesional, que refleje tu marca para que consigas confianza de lectores, seguidores, proveedores y asistentes a tu evento.

Crea buen contenido sobre eventos en tu web o blog.  Crea un diseño atractivo, con buenas imágenes e infografías para llamar más la atención. Trata de que tu contenido sea algo único, piensa que menos es más, crea contenido con mensajes sencillos y directos. Tu contenido será en definitiva tu marca.

Incluye tu evento en todos los directorios posibles. Suscríbete a asociaciones u organizaciones profesionales de organización de eventos y a páginas web de proveedores. Aquí tienes algunas de ellas:

Madrid Convention Bureau

        

Federación Española de Asociaciones de Empresas de Organización Profesional de Congresos

      

Asociación Española de Protocolo

           

Agencias Españolas de Eventos Asociadas

          

Eventoplus

                    

Eventplanner Spain

          

Si estás buscando conseguir más seguidores para tu web o blog de eventos te recomiendo que eches un vistazo a Trucos para aumentar seguidores en tu blog.

Haz un dossier de presentación de tu evento. Da todos los detalles de tu evento, preséntalo de forma que sea interesante y atraiga a asociaciones, instituciones, empresas patrocinadoras o influencers, diseña tu web o blog de forma interesante y llamativa para atraerlos. Detalla todas las ventajas de asistir o patrocinar tu evento, preséntalo como marca, da valor y reconocimiento dentro del mundo de los eventos.

Ponte en contacto con prensa especializada en el sector de eventos. Da publicidad a tu evento de forma que llame la atención y que los periodistas dedicados a prensa especializada en eventos se interesen y escriban sobre tu evento.

Piensa siempre en los pequeños detalles. Crea un logo distintivo para tu evento e intenta hacerlo visible en todos los medios online y offline que dispongas. Es importante que uses este logo como distintivo de calidad de tu marca, en este caso del evento, y adaptado a todas las plataformas. Un buen logo siempre crea “imagen corporativa” de tu evento.

Escribe regularmente artículos sobre eventos en tu blog o en blogs invitados. Intenta incluir vídeos o presentaciones originales en tu blog, de esta forma atraerás no sólo por el contenido, sino también por el efecto visual.

Incluso es buena idea intercambiar anuncios o publicidad de tu evento con otras webs o blogs del sector, de este modo puedes obtener más visitas de personas relacionadas con el mundo de los eventos y, por tanto, más posibles asistentes al evento.

Aquí puedes ver una animación con llamativos efectos visuales sobre Claves para organizar tu Evento.

Usa tus perfiles personales y de empresa en Redes Sociales para promocionar tu evento.

En Facebook puedes usar anuncios para llegar a mayor número de audiencia. En Twitter utiliza un buen hashtag, conversa con tus seguidores de forma constante y usa herramientas para diseñar, programar y viralizar tus tuits (como ClickToTweet, Visible Tweets o Hootsuite). Crea comunidad en Google+ para compartir contenido sobre tu evento. Pónselo fácil a tus ponentes e influencers de eventos para que compartan tu contenido en sus propias Redes Sociales. Sube imágenes durante el evento en tus Redes Sociales, hacerlo más visual ayuda a tener mayor difusión.       

Crea una campaña de e-mail marketing.  Haz una lista de personas, instituciones y empresas interesadas en tu evento y realiza una newsletter con la información básica del evento para llegar al mayor número posible de público interesado en tu evento. Puedes usar cualquier de las plataformas disponibles para ello Mailchimp o MailDirector.

Intenta también una campaña en Google Adwords de PPC (Pago Por Clic), con una campaña pequeña conseguirás llegar a más público objetivo interesado en asistir o patrocinar tu evento. Otro sistema de promoción son las Landing Page (páginas de aterrizaje, mi herramienta favorita para crearlas es LeadPages), intenta que sea clara y concisa, con botones de Call-To-Action (llamadas a la acción, crea tus propios botones con Button Optimizer) de acceso directo al patrocinio o inscripción del evento, de forma que se consiga más tráfico dirigido a tu web o blog.

Organiza un programa de fidelización para los suscriptores a tu web o blog, así como a los asistentes al evento. Eso te ayudará a conocer mejor a tus suscriptores, a tener un buen feedback del evento al que han asistido y conseguir afianzar relaciones sociales con ellos, así como a garantizar un seguimiento de tus actividades o eventos posteriores por parte de asistentes y empresas patrocinadoras.

Promociona tu evento en ferias o reuniones del sector. Llegarás a más posibles asistentes y patrocinadores de tu evento, el networking puede ser tremendamente útil.

Personaliza los agradecimientos a proveedores, ponentes o participantes en el evento. Permiten más difusión y así se fortalece la imagen de marca. Crear un buen ambiente en tu evento hará que tenga más posibilidades de volver a celebrarse, crezca en número de asistentes y consiga posicionarse como referente en el sector.

¿Y a tú qué recursos utilizar para planificar tu evento? Me encantará que me dejes algún comentario con tus ideas.

 

¿Sabes por qué es necesario tener una estrategia en redes sociales para tu evento?

Cuando hayas decidido si tu evento estará o no en redes sociales, tienes que dedicarle tiempo de planificación, esfuerzo, creatividad y muuucho trabajo. Hasta que se ponga en marcha, tu estrategia podría resumirse así:

Un objetivo sin un plan sólo es un deseo.

No es necesario utilizar y estar en todas las redes sociales, es mejor solo en aquellas en las que se encuentre tu público objetivo, las personas a las que les interesa tu evento. Cada red social tiene unas necesidades especiales y recuerda que, si tu tiempo es limitado, no es necesario tener presencia en todas, te recomiendo como máximo en 2 redes sociales, con las que puedas interactuar con tu comunidad virtual.

Antes de comenzar hay algo que deberías tener muy en cuenta:

No se deben usar las diferentes Redes Sociales de igual manera.

Cuando quieres publicar una foto en Instagram, como en la imagen superior, puedes publicarla al mismo tiempo en Facebook y Twitter, pero no debes olvidar que en Instagram no hay límite de caracteres y puedes usar hashtags; Twitter tiene límite de 280 caracteres (recién ampliados) y las fotos que vienen de Instagram no quedan visibles; en Facebook los hashtags prácticamente no se usan, por lo que el texto queda invisible entre ellos y no interesa.

Por ello no te aconsejo publicar en las 3 redes sociales al mismo tiempo, es mejor que el mensaje aparezca en cada red con su texto y forma adecuada.

Para crear una buena estrategia en redes sociales debes tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Empieza con un buen Briefing

Un buen punto de partida para tu estrategia en redes sociales es elaborar un buen Briefing de tu evento o análisis previo de necesidades y objetivos:

¿Quién soy y qué hago?

Para diseñar una buena estrategia en redes sociales tienes que realizar un estudio de todo aquello que rodee al evento, cuál es el público al que diriges tu evento, qué imagen quieres que se vea de él en internet, las formas de contacto post-evento para fidelizar a tus seguidores.

Es necesario que definas unos objetivos específicos y realistas con los que puedas conseguir metas importantes como:

• Dar a conocer y promocionar tu evento en redes sociales.
• Aumentar y fidelizar tu target.
• Conseguir un networking efectivo en el sector de eventos.
• Lograr un ROI (retorno de la inversión) adecuado.

Si los objetivos son coherentes y están bien planteados, serán la mejor base para organizar y desarrollar el evento. Es muy importante tener claro para qué se organiza, qué se pretende conseguir, el tipo de evento que quieres celebrar, el lugar y la fecha adecuados, personas que asisten, como presentar y tratar el contenido, etc. Intenta alcanzar los objetivos de forma creativa y así los resultados siempre serán mejores.

2. Escucha activa a tu target

Si quieres que tu estrategia tenga éxito, es muy importante analizar la situación actual de tu marca en redes sociales y lo que hace la competencia, ver el tipo de publicaciones que comparte, la frecuencia con que lo hace, cómo responden sus seguidores, etc. La escucha de tu público conlleva mucho tiempo, pero sin duda te indica hacia dónde tienes que enfocarte y te ofrece muchas ventajas, entre ellas:

• Conocer los puntos fuertes y débiles de tu marca.
• Aportar contenido de tu evento relevante y efectivo para tu público.
• Conocer más a tus seguidores analizando su opinión, su comportamiento, sus intereses, sus respuestas, etc…
• Conocer la reputación online de tu marca, cómo se valora tu evento, la trascendencia y difusión que se da sobre él. 

3. Estrategia de creación de marca de tu evento

Planea la información de tu marca de forma que se pueda entender fácilmente y que el mensaje y el contenido llegue de forma eficaz.

Con el nombre de la marca se persigue conocer:

• Qué se está hablando de la marca.

Un contenido interesante, útil y fácilmente aplicable hará más relevante la marca de tu evento.

• Cómo se habla de la marca.

Cómo hacer llegar el mensaje a tu público objetivo es la base de tu estrategia de marca. Tienes que conocerla, investigar lo que quiere, aportar contenido de valor y dárselo. Tu objetivo es que tu marca se convierta en imprescindible para ellos.

• Por qué se habla de la marca.

Hay que averiguar si lo que cuentas es útil para los usuarios, las razones por las que eligen tu marca, el contenido de calidad que hay que aportarles para que te elijan a ti.

• Quién habla de la marca.

Presenta tu marca, quién eres y qué te hace destacar en el sector eventos.

Es muy importante buscar las personas a quién te diriges, los que se interesan por tu marca. Escucha a tu comunidad para saber el comportamiento, intereses y necesidades que tienen y crea el mensaje apropiado para llegar a ellos.

• Dónde hablan de tu marca.

Elige el canal apropiado para distribuir tu objetivo: redes sociales, vídeos en youtube, un post, una infografía, etc. Conseguir llegar al público objetivo a través del mejor canal y que el contenido de tu marca se haga llegar por los canales adecuados.

• Cuándo se habla de la marca.

Detecta en qué momento tu público está más receptivo para hacerles llegar tu mensaje en la franja horaria más efectiva.

Si quieres saber un poco más sobre estrategia de creación de marca, puedes ver más en esta Guía básica para crear marca de tu evento

4. Define tu marca en Redes Sociales

Lo realmente importante del uso de las redes sociales para tu marca es tener un buen plan de comunicación en redes sociales: saber cómo actuar, qué publicar, cómo generar interacción entre los usuarios y tu marca, crear valor añadido que genere interés… Todo debes planificarlo y analizarlo previamente para optimizarlo y conseguir los mejores resultados para tu marca en redes sociales.

Dependiendo el tipo de contenido que se quiera comunicar a los seguidores se utilizan distintos canales: página web, blogs (propios o como autor invitado), email, publicidad online o medios de comunicación y redes sociales.

FACEBOOK

No publiques por publicar, ofrece contenido de valor para tu público. Es muy importante cuidar el aspecto visual en el perfil, subir diseños propios, bonitos, creativos y que aporten valor a tu marca. Puedes aprovechar el todo de comunicación emotiva para crear mayor cercanía con tu audiencia.

Facebook es ideal para conectar con clientes potenciales (en su Facebook de empresa) o fidelizar clientes a través de grupos. Es bueno que revises tus analíticas y publiques en horas en las que obtengas mayor exposición. Muy importante: contesta los comentarios siempre uno por uno, conseguirás mejor imagen de tu marca y mayor interacción.

 LINKEDIN

Esta es la red social orientada a construir redes profesionales con intereses comunes y al B2B. Se trata de una red muy útil si estás buscando trabajo o para empresas que buscan trabajadores o clientes. Intenta utilizar una forma de comunicarte profesional, pero cercana, para hacer networking y potenciar las relaciones comerciales de tu marca.

Linkedin es mucho más que poner tu CV online, es un modo de tener tu agenda profesional actualizada, te permite hacer grupos con mismos intereses de negocio o hacer networking muy selectivo y aparecer en búsquedas de personas interesadas en tu perfil o marca.

Es importante que cuides tu perfil, así como la información que compartes, ya que es la forma de marcar la diferencia y que destaques en esta red social.

TWITTER

Twitter te  permite una comunicación directa entre los usuarios y la marca, por eso cada vez más equipos de atención al cliente utilizan este medio para contactar con sus clientes y resolver dudas.

Permite contestar en tiempo real, usar listas para segmentar información sobre tus seguidores, utilizar mensajes directos para ofrecer un servicio más personalizado de tu marca a usuarios o conseguir potenciales seguidores, programar tus tuits para tener presencia online en el timing que más te interese.

Optimiza las imágenes que usas y tus tuits para conseguir más clics, analiza las estadísticas para medir el impacto de tus tuits e interactúa con tu audiencia. Esta red es muy flexible y te permitirá un gran alcance para la marca de tu evento.

INSTAGRAM

Instagram es una red social divertida y visual, enfocada a subir y tratar imágenes con diferentes filtros, dándole así un toque profesional a las fotos.

Gran parte de su éxito se debe a que facilita crear comunidad fiel a una marca y crear engagement entre los usuarios con gustos afines.

Te recomiendo que cuides la presentación de tu perfil, tu imagen o la de tu marca es muy importante, sube imágenes de calidad que lo complemente. Imprescindible: añade tu página web en tu presentación, atraerá público interesado en la marca de tu evento. Es muy importante actualizar tu perfil a diario e interactuar con tus seguidores.

GOOGLE +

Google + te permitirá posicionar y dar más visibilidad en Google a la marca de tu evento. Para ello, al igual que hace Twitter con las listas, usa los círculos para monitorizar conversaciones, el botón +1 para dar más visibilidad a tu publicación, los Hangouts para tener videoconferencias en grupo o webinarios con los que dar aún más relevancia a tu evento.

Es importante a nivel de posicionamiento y de crear una comunidad afín a tu marca, muy similar al de otras redes sociales como Linkedin o Facebook.

Google + integra otros servicios, como Youtube o Gmail, potenciando así la interacción de los servicios de Google en su beneficio y ayudando a tu marca al posicionamiento y la visibilidad que Google ofrece. Es una manera muy innovadora y trasversal de utilizar todos los servicios de Google en uno puestos en función de la marca de tu evento.

PINTEREST

Pinterest es una red social llena de ideas inspiradoras. La gente utiliza Pinterest para descubrir y guardar ideas representadas como un Pin, que incluye una imagen, una descripción o un enlace. Te recomiendo un truco: cuando subas un pin crea una descripción única, que incluya la palabra clave que quieras destacar, verás cómo posiciona mucho mejor.

Intenta publicar tardes, noches o fines de semana, ya que los usuarios de Pinterest están mucho más activos en esa franja horaria. Tanto personas como empresas aportan contenido a esta red social. En el caso de las marcas crean Pines para resaltar productos, aumentar ventas o simplemente fortalecer su identidad de marca entre sus usuarios.

5. Planifica y publica contenido de calidad

Una estrategia en redes sociales conlleva la publicación de distintos tipos de contenidos en cada red social. Lo primero es buscar una idea fresca, clara, potente y creativa, definir los tipos de contenidos de valor para tus usuarios y preparar un calendario editorial con la frecuencia de publicación del contenido.

Crea una web del evento con sus propios perfiles de redes sociales, crea un lugar atractivo en el que tus seguidores deseen entrar de forma recurrente para recibir información detallada y de calidad. Busca un #hashtag de impacto para tu evento, que sea conciso y fácil de recordar. Aquí tienes un montón de ideas para que puedas crear fácilmente un hashtag para tu evento.

Con una buena planificación de publicación de contenido podrá optimizar esfuerzo para llegar a tu objetivo en redes sociales.

6. Lanza tu estrategia en redes sociales

Llegado a este punto, solo te queda lanzar tu estrategia y medir resultados de principio a fin:

• Aumento de comunidad online – Nuevos seguidores en las redes sociales.
• Provoca curiosidad por tu evento – Genera expectativa de tu evento en redes sociales, que tus usuarios deseen ir.
• Venta de tus productos o servicios – Ventas realizadas como respuesta a tu estrategia.
• Fidelización de tu comunidad – Usuarios o seguidores de tu marca que han hecho comentarios, me gusta, retuits, respuestas, menciones, etc… Fomenta la participación.
• Mejorar la satisfacción de los usuarios– incremento de sentimiento positivo del servicio ofrecido a los seguidores y de la marca en general.

Yo siempre recomiendo que la medición de resultados se haga con frecuencia para ir viendo qué efectividad está teniendo la estrategia empleada. Toda la información recopilada sobre resultados se presenta en un informe al cliente, que contenga conclusiones y mejoras prácticas para futuras estrategias.

 

Mi consejo: Si quieres estar al día en redes sociales, porque los cambios son frecuentes, sigue tendencias, gustos de tus seguidores, evolución de la tecnología, etc. Tus eventos conseguirán más difusión online, llegarás a un target más interesante para tu marca y lograrás los objetivos propuestos.

¿Qué estrategia de redes sociales sigues para tu evento? Espero tus comentarios y así compartimos experiencias de nuestros eventos.