Planificar y organizar un evento puede convertirse en una tarea compleja, que requiere tiempo y disciplina para que no se te escape ningún detalle. Para que lleves a cabo esta tarea, aquí tienes este checklist básico para que tu evento sea perfecto:

3 a 6 meses antes

1. Elige el tema de tu evento y el número de personas que esperas que asistan.
2. Elige el espacio que necesitas y planifica bien accesos, coffee-breaks, catering, equipos audiovisuales, etc.
3. Define claramente la agenda del evento, las fechas clave y los deadline.
4. Crea un presupuesto inicial con todos los servicios, materiales y logística necesarios para el correcto desarrollo del evento.
5. Identifica los posibles patrocinadores para tu evento.
6. Invita a los ponentes.

2 meses antes

1. Confirma la asistencia de ponentes al evento.
2. Contacta con patrocinadores para dar información sobre las ventajas de colaborar con tu evento.
3. Selecciona la logística: medios de transporte, catering, gestión de espacios, audiovisuales, etc.
4. Recopila contactos en los medios de comunicación para invitarles.

1 mes antes

1. Contacta con los ponentes para hablar sobre fechas, schedule y sus presentaciones.
2. Haz un calendario de trabajo con sus tiempos y plazos.
3. Crea un cronograma con las ponencias y actividades durante el evento.
4. Promociona tu evento. Aprovecha todos los medios de los que dispongas y redes sociales.

15 días antes

1. Asigna tareas a cada miembro del equipo: coordinadores, encargados del registro, encargados de recepción de ponentes o de comunicación con los medios y manager de redes sociales.
2. Prepara la documentación y los detalles para los invitados al evento.
3. Confirma por email o teléfono todas las reservas de espacios, alojamientos, desplazamientos y logística.

7 días antes

1. Elabora una checklist con todos los detalles a tener en cuenta del evento.
2. Habla con los medios de comunicación y envíales un dosier con los contenidos y ponentes, que participan
3. Confirma el listado de participantes y asistentes, así como los colaboradores y encargados de la logística.
4. Imprime la agenda de ponencias, charlas y actividades.
5. Redacta una nota de prensa para enviar a los medios el día antes del evento.
6. Indica todos los detalles a cada ponente sobre desplazamiento, alojamiento, duración de su ponencia o charla y la persona que les recibirá.
7. Ten listas todas las acreditaciones del evento.
8. Lleva todos los materiales al lugar de celebración de las ponencias y actividades.

El día D

1. Asegúrate de llegar con tiempo suficiente al lugar de celebración del evento, para confirmar que todo está correcto.
2. Confirma las tareas con cada persona de tu equipo
3. Verifica listado de asistentes, listado de ponentes y que los carteles e indicadores están correctamente ubicados.
4. Actualiza redes sociales y publica fotos y contenido en tiempo real.

Después del evento

1. Elabora un resumen y datos de evaluación del evento, grado de satisfacción de asistentes y ponente.
2. Monitoriza resultados en tus redes sociales con programas como Hootsuite o Tweetdeck. Es un buen feedback y te abre las puertas para futuras colaboraciones.
3. Reúne a tu equipo de trabajo y evalúa el impacto del evento en el sector, si ha funcionado como se esperaba, qué se puede mejorar, cómo publicar noticias de los resultados en redes sociales y medios de comunicación, etc.
4. Revisa facturas y pagos pendientes a proveedores o servicios del evento.
5. No olvides enviar notas o emails de agradecimiento a ponentes, patrocinadores o miembros del equipo.

Este es un resumen del cronograma del ckecklist para tu evento:

 

Si tienes algún dato más para añadir a esta checklist, estoy encantada de comentarlo contigo.