Organiza Eventos con éxito: la guía básica

ORGANIZA EVENTOS CON EXITO - BANNER 2

¿Sabes cómo vas a organizar tu próximo evento? ¿Conoces las claves para hacerlo con éxito?

Saber cómo organizar eventos y conocer las claves para hacerlo es una parte muy importante en tu estrategia y planificación de tu evento.

Si vas a organizar un evento (o estás ya en ello) piensa en estas sencillas claves, que te ayudarán a hacerlo:

PLANIFICA TU EVENTO

Es necesario tener clara tu estrategia para planificar y organizar el evento:

Objetivos: para qué se realiza el evento.

Define y busca tu target, el público al que te diriges.

Busca el lugar y fecha de celebración adecuada.

Diseña una propuesta de organización y planificación realista del evento.

Establece un presupuesto acorde al evento.

Organiza las tareas del equipo humano: proveedores, equipo organizador, ponentes, asistentes, patrocinadores, etc. Intenta involucrar a influencers, que ayuden en la tarea de hacer difusión del evento.

Promociona tu evento y consigue crear expectativa e interés para asistir al mismo. Aquí tienes algunos recursos geniales para promocionar tu evento.

Utiliza la tecnología para que tu evento sea un éxito.

Activa tu creatividad para que tu evento sea una experiencia inolvidable. Cuida al máximo todos los detalles para que tu evento sea recordado.

Analiza los resultados, realiza un informe lo más completo posible para informar a los organizadores, ponentes y patrocinadores del evento.

APROVECHA LA TECNOLOGÍA

  • GESTIÓN ONLINE Usa una plataforma completa para la gestión del evento.

Facilita la compra de entradas.

Ofrece distintos medios de pago y promociones.

Utiliza una app para agilizar las acreditaciones.

Crea una web/app para el evento, que sea intuitiva y que facilite la información en tiempo real.

  • DIFUSIÓN DEL EVENTO Utiliza redes sociales antes, durante y después del evento.

Elabora un buen plan de comunicación, publicidad y difusión.

Incluye un plan de marketing online, involucra todas tus redes sociales para dar  una amplia difusión dentro del sector interesado en tu evento.

HERRAMIENTAS QUE TODO EVENTPLANNER DEBE CONOCER

Herramientas que todo Eventplanner debe conocer

Aquí tienes algunas de las herramientas básicas, que he utilizado en algunos de los eventos que organizo. Son fáciles de usar y, sobre todo, son muy útiles a la hora de planificar todos los detalles relativos al evento:

Visual planning: Se trata de una solución a medida para la planificación de eventos (o trabajo previo al evento). Con este software optimizarás la gestión de actividades y podrás aumentar la productividad, ya que es una herramienta colaborativa, muy fácil de manejar, flexible y personalizable.

CadmiumCD: es una app que se podría llamar “todo incluido” para planificar y organizar tu evento. Este software de gestión de eventos permite compartir contenido de conferencias o expositores, vender más patrocinios o stands, crear plataforma en la nube, gestiona datos de asistentes y ponentes, genera vídeos para editar, etc.

Eventbrite: es una aplicación para la gestión integral de eventos: incluir detalles del evento, crear las entradas en la plataforma de pago, crear formularios de datos de asistentes, enviar invitaciones al evento entre tus contactos, descargar bases de datos de ponentes, asistentes y patrocinadores, entre otras posibilidades de gestión.

Es muy sencilla de usar, puedes comprobarlo en este breve vídeo “¿Cómo funciona Eventbrite? Paso a paso lo que te permite hacer nuestra tecnología”

Whovacon esta aplicación lograrás involucrar a los asistentes al evento de manera efectiva y ahorrarás tiempo en la logística, ya que te permite hacer el registro online, planificar marketing de tu evento de manera bastante sencilla. Dispone de un tutorial, que puede ser de utilidad para ver su funcionamiento.

SlideDog: te permite combinar Powerpoints, PDF, Presis y una gran cantidad de tipos de archivos en una única lista de reproducción. Esto es importante para que los organizadores de eventos podamos tener los diferentes archivos a mano y hace que mejoren las presentaciones.

Grip: esta aplicación facilita el networking del evento, con una interfaz muy intuitiva. Crea comunidades alrededor de eventos, creando experiencias de networking entre ellos, facilitando el uso de Linkedin o Facebook para ello, posibilitando programar reuniones para el evento, obteniendo recomendaciones, etc. Permite hacer negocios y guardar valiosos detalles de cada contacto.

MONITORIZA TU EVENTO

Para obtener una buena medición de resultados (el famoso ROI que tenemos en cada informe de resultados del evento) es necesario controlar antes, durante y después del evento los siguientes factores:

OBJETIVOS

Antes del evento:

Confirmación de asistentes.

Conseguir más visibilidad del evento.

Durante el evento:

Información en tiempo real en streaming.

Visibilidad e interacción en redes sociales.

Después del evento:

Informe de resultados y ROI del evento.

Impacto en la reputación o marca del evento.

TEMAS      

Antes del evento:

Consolidar el evento o marca/empresa del evento.

Crear hashtags del eventos, marca, ponentes, influencers y patrocinadores.

Durante el evento:

Difusión de ponencias, contenido y actividades.

Publicación en redes sociales de ponencias y publicidad.

Después del evento:

Consolidar la imagen de la marca/evento.

Publicar contenido de las ponencias.

Difusión del contenido entre target y patrocinadores.

MENCIONES   

Antes del evento:

Es importante localizar promotores y  patrocinadores para informar de la idea del evento, involucrarles difundan todo ello.

Durante el evento:

Métricas de la actividad de tu target y de los ponentes o participantes en tiempo real.

Después del evento:

Informe de número de asistentes al evento.

Informe de menciones en las distintas redes sociales y en medios de comunicación.

Informe de toda la difusión y alcance del evento dentro del sector, de los patrocinadores y del target.

Y hasta aquí el resumen de ideas básicas para planificar y organizar tu evento con éxito. Espero tus comentarios o los recursos o ideas, que desees añadir.

 

 

 

Herramientas para crear Hashtags de tu Evento

Herramientas para crear Hashtags de tu Evento

¿Necesitas ayuda para crear un hashtag con éxito para tu Evento y no sabes por dónde empezar?

Te diré, que un hashtag adecuado para tu Evento te permitirá agrupar y seguir las conversaciones, te facilitará la búsqueda de contenido y creará marca de tu Evento. Todo son ventajas a la hora de encontrar un hashtag, que se adapte a tus necesidades.

¿Pero cómo?

En este post vas a encontrar algunas herramientas, que te serán muy útiles para ello:

Hashatit es un buscador, que permite buscar por medio de ‘hashtags’ en varias redes sociales: Facebook, Twitter, Instagram y Pinterest. Los resultados se muestran en formato tarjeta (similar a los tableros de Pinterest) y pueden compartirse por correo electrónico o en Redes Sociales (Twitter, Facebook y Pinterest).

 

Hashatit

Es una herramienta muy eficaz, si queremos hacer un seguimiento centralizado sobre un tema, ya que ofrece resultados de búsqueda de diferentes plataformas y evita tener que realizar consultas de todas ellas de forma individual. Además genera un código para incrustar el resultado de la búsqueda en cualquier web, que es algo que resulta muy útil, si se hace seguimiento de un Evento en vivo.

TweetBeam es una herramienta específica para proyectar el hashtag elegido para tu Evento. Está diseñada para crear rápidamente un muro de tuits y es gratuita si la usas para proyectos no comerciales, si la vas a usar para tus negocios, puedes pedir presupuesto sin compromiso.

tweeterbeam

Conectándonos con nuestra cuenta de Twitter, podemos acceder a un tablero especial, donde puedes crear “shows” de tus eventos, así como hashtags. La actualización es automática, pero este tablero te permite editar algunos detalles básicos.

RiteTag ¿No estás segur@ de qué hashtag usar? Con Rite Tag conseguirás las opciones de hashtag que buscas, te ayuda a determinar si has escogido los hashtag mediante colores, que destacan si se usan mucho o poco, incluso te indica si tienen un alto número de interacciones. Ofrece datos muy útiles, aunque está limitado sólo a Twitter.

Así funciona:

Ritetag

Además de ser una herramienta online, también permite descargar extensiones de navegador para integrar las funcionalidades en la herramienta de gestión de redes sociales que uses, dando soporte a Twitter como Hootsuite, Tweetdeck, Buffer, SproutSocial y SocialOomph.

La opción básica incluye detalles como mensajes y RT por hora, alcance de los retuits, visualizaciones potenciales por hora, número de tuits con imagen, con enlace o con menciones, gráficos de la evolución, listado de influencers y mensajes más populares que usan el hashtag. A mí la opción que más me gusta es que ofrece la posibilidad de optimizar los hashtags empleados, ofreciendo sugerencias más efectivas sobre la hora de publicación o el tipo de hashtag.

Tweet-tag es una herramienta de monitorización profesional de Twitter. Tiene una versión gratis que permite hacer seguimiento de hasta 3 hashtags. Puedes extraer estadísticas avanzadas del uso del hashtag, palabras más repetidas junto con ese hashtag, los tuits más populares, número de participantes y ranking retuits, evolución del hashtag por horas, tipo de dispositivo empleado, etc.

El panel donde se muestra toda esta información se actualiza en tiempo real, sólo se mantiene una semana, ya que es la versión gratuita de esta herramienta. En la versión de pago puedes guardar esta información en el panel durante un año, te permite geolocalización por tuit, guardar en un archivo xls los datos del hashtag, etc.

Aquí puedes ver un ejemplo de mi blog:

tweettag

Visual.ly es una herramienta para crear y compartir infografías, que permite además mostrar la actividad del hashtag elegido. Se ha presentado una nueva herramienta para la visualización de datos, “Visual.ly create”, que permite crear infografías gratis en un instante. El proceso es fácil: te registras y tienes acceso al instante. Luego debes elegir un tema y Visual.ly se encarga del resto.

Visual.ly

Visual.ly permite insertar gráficos, compartirlos en Redes sociales o descargarlos para usarlos en otro momento. Además puedes usarlo de portafolio de gráficos o dirigir a los usuarios a tu perfil. Esta herramienta reúne datos de Twitter y Facebook. La puedes usar para realizar presencia de marca de tu Evento o como usuario de Redes Sociales. Visual.ly también incluye una serie de aplicaciones interesantes: comparar dos cuentas de Twitter o crear un “Storytelling” en Facebook usando “Social Life of Facebook”.

Te invito a ver este vídeo en el que podrás ver una prueba de Visual.ly para crear infografías de manera interactiva.

TINT es una plataforma que te permite una customización en cuestión de minutos y moderación de los post de tu Evento, incluso los asistentes al Evento pueden moderar también. Es una herramienta de uso simple, que te permite agregar contenido en tu web, sincronizar todas las Redes Sociales o en el muro de cualquiera de tus eventos, así como monitorizar hashtags específicos. Además conecta marcas y público objetivo en un único sitio. Es muy intuitiva y fácil de controlar el contenido desde cualquier dispositivo electrónico.  

TINT - PTE

Tweetwallpro se trata de una herramienta muy usada para desplegar Twitter en las pantallas de tu Evento. En su versión gratuita es una de las herramientas que más posibilidades tiene de configurar el contenido. Te ofrece resultados muy buenos, ya que lograrás una visualización fácil de seguir y también muy atractiva. Además da la posibilidad de elegir el fondo en la que los tuits se despliegan, bien de uno en uno o en cascada, se puede configurar el contenido con un hashtag o una lista de personas cuyos tuits quieres mostrar, evitando tener que pedirles que incluyan el hashtag. Dispone de la posibilidad de moderar automáticamente o en vivo.

Tweeterwallpro

Presenter Wall permite a los asistentes interactuar con facilidad, sin tener que hacer siempre preguntas a través de micrófonos. Tiene la opción de guardar todos los datos de los resultados para usarlos posteriormente o para mejorar en los eventos sucesivos.

PRESENTERSWALL - PTE

Si buscas que las personas que asisten a tu Evento participen más, pídeles que respondan a encuestas o preguntas de forma rápida desde su móvil. Podrán ver de forma inmediata sus respuestas y consultas en la pantalla y generar resultados en tiempo real de los datos recogidos en las preguntas y respuestas.

Snapcastr es una herramienta muy intuitiva y personalizable, que te ayuda a fortalecer la marca de tus eventos. Además permite integrar y mostrar los patrocinadores de tu evento fácilmente.

Snapcastr - PTE

Mide el impacto de tus tuits y hashtags en tiempo real y mejora la efectividad de tus mensajes. Resulta muy útil, ya que se puede moderar desde tu móvil, portátil o tablet.

Espero que encuentres útil este post sobre las herramientas, que te ayudarán a conseguir el hashtag ideal para tu Evento.

Puedes dejar un comentario con tu opinión sobre ellas, siempre es bienvenido.

Ideas para hacer difusión de tu Evento

Ideas para hacer difusión de tu Evento - Banner

 

¿Sabes cómo empezar a hacer difusión de tu evento?

Lo primero que debes tener en cuenta es el objetivo del Evento y ser creativ@ para lograr que la difusión sea eficaz.

Al mismo tiempo, tener una estrategia global es el punto de partida para difundir tu Evento con éxito. Tener claros los canales de comunicación, para que la información llegue al público interesado en asistir, facilita mucho la difusión de contenidos y de planificación.

Antes incluso de planificar la difusión del Evento es fundamental crear una web, donde se recoja toda la información relevante, incluyendo imágenes, carteles o vídeos creativos, para reforzar la parte visual, aportar originalidad y facilitar la difusión online. En la web debe aparecer toda la información actualizada: título, lugar y fecha de celebración, programa, ponentes y asistentes destacados.

Te recomiendo que antes eches un vistazo al post del Blog de @EventThink

9 claves para crear la página web de tu Evento

Pero…¿sabes si estás realmente preparad@ para empezar a comunicar tu Evento?

El objetivo clave es la participación y la interacción de los asistentes al Evento. Recuerda que no sólo hay personas que asisten presencialmente, sino también de forma virtual, compartiendo fotos, información y opiniones a través de las redes sociales.

Especifica un #hashtag adecuado y fácil de recordar para tu Evento, promociónalo en las principales redes sociales: Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram, Google+,… De este modo la gente puede interactúar antes, durante y después del evento, teniendo acceso toda la información actualizada y al instante.

Comparte todo el contenido, monitoriza, recoge datos y haz visibles las conversaciones en redes sociales durante el Evento. Publica fotos, carteles originales y actualiza periódicamente información o material de interés para promocionar el evento de forma creativa.

Redes Sociales para tu Evento

A través de las redes sociales puedes dar publicidad y difusión a los patrocinadores y los ponentes del Evento, consiguiendo llegar a mayor número de público objetivo interesado en asistir.

Después del evento puedes publicar en redes sociales la información y fotos más relevantes, compartir las estadísticas y agradecer la participación en el evento a los invitados, ponentes, proveedores y asistentes.

Para lograr mayor difusión online es muy útil realizar una retransmisión en streaming para tu Evento. Las plataformas más populares para ello son Umstream.tv, Livestream, YouTube o Vine. Para que los asistentes al congreso puedan acceder rápido a la web del evento no olvides los Códigos QR, donde pueden encontrar fotos o contenido para descargar.

Si te interesa leer más sobre cómo promocionar tu Evento en redes sociales, puedes echar un vistazo al Blog de @BilletoEs

Guía de planificación de eventos: promoción”

Una de las principales herramientas de comunicación y difusión de Eventos es la nota de prensa. Con ella conseguirás hacer llegar la información del Evento a los medios de comunicación y que la publiquen. Intenta que la nota de prensa sea breve, clara y que llame la atención, para obtener mayor impacto.

Si quieres tener los mejores consejos para ello, te recomiendo el post de @EliRomeroCom

“Cómo escribir una nota de prensa en 7 sencillos pasos”

Otra forma de que la información de tu Evento llegue a tus contactos es añadiendo el enlace y el logo de tu Evento a la firma de tu correo electrónico. Es una manera económica y creativa de llegar a público interesado en asistir.

El último punto importante, para hacer promoción de tu Evento es escribir en tu blog. Para empezar a escribir sobre el Evento en tu blog puedes plantear y responder las “6 W”:

Qué: Nombre del evento y en qué consiste.

Quién: Organización, ponentes, patrocinadores, participantes.

Dónde: Lugar de celebración.

Cuándo: Fecha y horarios de celebración.

Cómo: Requisitos y precio para inscribirse.

Porqué: Motivo por el que se organiza el evento.

Si es posible contacta con bloggers o influencers que escriban sobre Eventos para conseguir mayor difusión y que se hable de tu Evento en sus blogs y redes sociales.

Aquí puedes encontrar un breve resumen de las Ideas para promocionar tu Evento:

Ideas para hacer difusión de tu evento

Si tienes algún comentario o alguna idea más sobre cómo hacer difusión de tu Evento, puedes dejarla más abajo, me encantaría comentar sobre ello.

Bienvenido a “Promociona tu Evento”

CARTEL Welcome

Es un placer darte la bienvenida a mi blog. Por medio de esta plataforma pretendo mostrar cómo se puede promocionar y dar difusión a tus eventos de forma rápida y eficaz.

Realizar un evento es una acción que te dará muy buenos resultados como estrategia de marketing para tu negocio. Crear un evento te puede servir para establecer contactos dentro de tu sector y que sean muy beneficiosos para tus propósitos, puede ser el networking perfecto o la plataforma ideal para mostrar trabajos o servicios novedosos de una empresa.

CARTEL Cóctel-Ceremonia-Servicios

Por todo ello, en este blog encontrarás ideas y consejos para promocionar correctamente y dar difusión a tu evento en redes sociales para que llegues al mayor número de personas interesadas en tus propuestas.

En los post encontrarás temas de interés a la hora de organizar un evento, así como consejos para promocionar tu evento en redes sociales, recogiendo experiencias e información muy útil para que tu evento sea todo un éxito.

Te ayudo a conseguir que tu evento sea algo exclusivo, que la organización, promoción y difusión del evento sea óptima, consiguiendo que se convierta en una experiencia que pueda ayudarte a generar oportunidades tanto a tu negocio como a tu marca.

Te invito a que participes en este espacio dedicado a la planificación, organización, promoción y difusión de eventos. Comparte tus impresiones de cada tema, siempre serán bienvenidas.

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Empieza la aventura: crea, promociona y difunde tu evento, #PromocionaTuEvento

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