Descubre cómo aumentar la asistencia a tu evento

Asistencia a tu evento

¿No logras que aumente la asistencia a tu evento y te estás planteando qué puedes hacer?

Si te encuentras leyendo mi post, probablemente estás deseando que tu evento sea un éxito de asistencia y visibilidad en los medios.

Lo peor que te puede pasar en tu evento es invertir incontable tiempo y dinero planificándolo y tener una asistencia insignificante. Realizar un gran esfuerzo y encontrar como resultado gran número de sillas vacías es la pesadilla de cualquier organizador de eventos y tod@s lo sabemos. Lo cierto es que tenemos la costumbre de dejar todo para el último momento y no iba a ser una excepción inscribirse a eventos.

Algunos de los consejos que te muestro no es posible aplicarlos a todos los eventos que organices, pero poniéndole ganas y un poquito de sentido común conseguirás tener mayor número de público en tus eventos. Vamos a ver por dónde puedes empezar a mejorar para conseguir tu objetivo de aumentar el número de asistentes a tu evento:

Diseña una web funcional

El acceso a toda la información de la web debe ser fácil, conciso y debe contener de forma muy visible a los botones de inscripción al evento.

Importante: optimiza tu web para todos los dispositivos móviles.

Pregunta por adelantado para obtener feedback

Investiga para planificar bien, toda la información que puedas recopilar es fundamental para poder organizar bien todos los detalles. Pide opinión a las personas que vayan a asistir para saber qué esperan de tu evento.

 

Elije la mejor ubicación y momento

Elije un lugar memorable, que haga que tu evento se convierta en inolvidable. Ten en cuenta el mejor momento para celebrarlo, teniendo en cuenta actividades o eventos de la misma temática o de intereses similares.

 

Define objetivos, lista de necesidades y plan de acción

Ten en cuenta el alcance de tu evento, presupuesto y recursos de los que dispones para planificarlo.

Los objetivos del evento deben ser claros y específicos, que ayuden a conseguir los fines para los que se realiza.

Planifica cómo llegar mejor a tu público

Descubre cómo aumentar la asistencia a tu eventoplanifica

Segmenta bien el público al que te diriges y localiza los canales de difusión más efectivos para tu evento.

Crea contenido que suscite interés y despierte expectación entre tu target, para que aumente el alcance del evento.

Activos para llevar a cabo tu evento

Marca, recursos económicos, equipo humano o alianzas con otras marcas.

Si quieres que tu evento se convierta en un éxito colabora con los colegas o marcas de tu sector, implica a las personas interesadas, aporta valor con el contenido, con el trato, con la difusión del evento.

Convierte tu evento en una experiencia única y memorable, que haga querer repetir.

Si quieres algún consejo sobre cómo mejorar los activos para llevar a cabo tu evento, echa un vistazo a la Guía Básica para crear Marca de tu Evento

Simplifica el proceso de registro

Haz un formulario online sencillo y fácil de usar. Ofrece incentivos por inscripciones anticipadas.

Facilita el acceso web para la compra de entradas, para ello puedes crear una landing page, que cree un acceso directo y el procedimiento será más rápido.

Prepara y comunica el programa

prepara y comunica

Asegúrate de planificar un programa detallado o incluirlo visible en la web y en las comunicaciones.

Implica a los patrocinadores y ponentes, que difundan el contenido de tu evento para suscitar interés en los medios.

 

Promociona tu evento

Contacta con otras organizaciones afines y con ponentes para que te ayuden a promocionar tu evento.

Crea una minisite o una landing page para ganar visitas tu evento, que debe incluir: fecha y ubicación del evento, programa, presentación de ponentes, email o teléfono de contacto y, por supuesto, formulario de inscripción.

Envía una newsletter con la información del evento; no te olvides del botón “call to action” para dirigir las visitas a la landing page y poder conseguir así  más asistencia.

Consigue cobertura en medios locales o intenta involucrar a influencer del sector eventos, para hacer una difusión más amplia entre el público que te interesa que asista al evento.

Crea anuncios en las redes sociales del evento: Facebook, Twitter, Instagram o crea una página en Linkedin para el evento, en el que crear foros de debate.

Utiliza vídeos, haz algún sorteo, que pueda interesar a los asistentes, te hará ganar visibilidad para el evento.

No te olvides medir el impacto del evento en redes sociales e informar de los éxitos obtenidos con el mismo.

Promociona tu evento

Para poder promocionar tu evento de forma rápida aquí tienes 12 ideas geniales para promocionar tu evento

Rentabiliza tu evento

Un evento es rentable si aporta valor: si cubre una necesidad, si te diferencia del resto, si te hace ganar dinero, si disfrutas, si interesa a clientes potenciales,

Diseña una buena estrategia de precios de patrocinios y promociona servicios o productos relacionados con tu evento. Además de crear marca de tu evento, tendrás un modo muy asequible de rentabilizarlo.

Intenta monetizar tu evento de forma efectiva; planificación y financiación es clave para crear una buena red de networking efectiva en el sector de eventos.

Aquí tienes reunido un pequeño resumen en esta infografía:

Descubre cómo aumentar la asistencia a tu evento - Infografía

Y hasta aquí las ideas para conseguir más asistencia a tu evento. Puedes dejar un comentario con tus métodos para conseguir más publico interesado en asistir a tu evento.

Organiza Eventos con éxito: la guía básica

ORGANIZA EVENTOS CON EXITO - BANNER 2

¿Sabes cómo vas a organizar tu próximo evento? ¿Conoces las claves para hacerlo con éxito?

Saber cómo organizar eventos y conocer las claves para hacerlo es una parte muy importante en tu estrategia y planificación de tu evento.

Si vas a organizar un evento (o estás ya en ello) piensa en estas sencillas claves, que te ayudarán a hacerlo:

PLANIFICA TU EVENTO

Es necesario tener clara tu estrategia para planificar y organizar el evento:

Objetivos: para qué se realiza el evento.

Define y busca tu target, el público al que te diriges.

Busca el lugar y fecha de celebración adecuada.

Diseña una propuesta de organización y planificación realista del evento.

Establece un presupuesto acorde al evento.

Organiza las tareas del equipo humano: proveedores, equipo organizador, ponentes, asistentes, patrocinadores, etc. Intenta involucrar a influencers, que ayuden en la tarea de hacer difusión del evento.

Promociona tu evento y consigue crear expectativa e interés para asistir al mismo. Aquí tienes algunos recursos geniales para promocionar tu evento.

Utiliza la tecnología para que tu evento sea un éxito.

Activa tu creatividad para que tu evento sea una experiencia inolvidable. Cuida al máximo todos los detalles para que tu evento sea recordado.

Analiza los resultados, realiza un informe lo más completo posible para informar a los organizadores, ponentes y patrocinadores del evento.

APROVECHA LA TECNOLOGÍA

  • GESTIÓN ONLINE Usa una plataforma completa para la gestión del evento.

Facilita la compra de entradas.

Ofrece distintos medios de pago y promociones.

Utiliza una app para agilizar las acreditaciones.

Crea una web/app para el evento, que sea intuitiva y que facilite la información en tiempo real.

  • DIFUSIÓN DEL EVENTO Utiliza redes sociales antes, durante y después del evento.

Elabora un buen plan de comunicación, publicidad y difusión.

Incluye un plan de marketing online, involucra todas tus redes sociales para dar  una amplia difusión dentro del sector interesado en tu evento.

HERRAMIENTAS QUE TODO EVENTPLANNER DEBE CONOCER

Herramientas que todo Eventplanner debe conocer

Aquí tienes algunas de las herramientas básicas, que he utilizado en algunos de los eventos que organizo. Son fáciles de usar y, sobre todo, son muy útiles a la hora de planificar todos los detalles relativos al evento:

Visual planning: Se trata de una solución a medida para la planificación de eventos (o trabajo previo al evento). Con este software optimizarás la gestión de actividades y podrás aumentar la productividad, ya que es una herramienta colaborativa, muy fácil de manejar, flexible y personalizable.

CadmiumCD: es una app que se podría llamar “todo incluido” para planificar y organizar tu evento. Este software de gestión de eventos permite compartir contenido de conferencias o expositores, vender más patrocinios o stands, crear plataforma en la nube, gestiona datos de asistentes y ponentes, genera vídeos para editar, etc.

Eventbrite: es una aplicación para la gestión integral de eventos: incluir detalles del evento, crear las entradas en la plataforma de pago, crear formularios de datos de asistentes, enviar invitaciones al evento entre tus contactos, descargar bases de datos de ponentes, asistentes y patrocinadores, entre otras posibilidades de gestión.

Es muy sencilla de usar, puedes comprobarlo en este breve vídeo “¿Cómo funciona Eventbrite? Paso a paso lo que te permite hacer nuestra tecnología”

Whovacon esta aplicación lograrás involucrar a los asistentes al evento de manera efectiva y ahorrarás tiempo en la logística, ya que te permite hacer el registro online, planificar marketing de tu evento de manera bastante sencilla. Dispone de un tutorial, que puede ser de utilidad para ver su funcionamiento.

SlideDog: te permite combinar Powerpoints, PDF, Presis y una gran cantidad de tipos de archivos en una única lista de reproducción. Esto es importante para que los organizadores de eventos podamos tener los diferentes archivos a mano y hace que mejoren las presentaciones.

Grip: esta aplicación facilita el networking del evento, con una interfaz muy intuitiva. Crea comunidades alrededor de eventos, creando experiencias de networking entre ellos, facilitando el uso de Linkedin o Facebook para ello, posibilitando programar reuniones para el evento, obteniendo recomendaciones, etc. Permite hacer negocios y guardar valiosos detalles de cada contacto.

MONITORIZA TU EVENTO

Para obtener una buena medición de resultados (el famoso ROI que tenemos en cada informe de resultados del evento) es necesario controlar antes, durante y después del evento los siguientes factores:

OBJETIVOS

Antes del evento:

Confirmación de asistentes.

Conseguir más visibilidad del evento.

Durante el evento:

Información en tiempo real en streaming.

Visibilidad e interacción en redes sociales.

Después del evento:

Informe de resultados y ROI del evento.

Impacto en la reputación o marca del evento.

TEMAS      

Antes del evento:

Consolidar el evento o marca/empresa del evento.

Crear hashtags del eventos, marca, ponentes, influencers y patrocinadores.

Durante el evento:

Difusión de ponencias, contenido y actividades.

Publicación en redes sociales de ponencias y publicidad.

Después del evento:

Consolidar la imagen de la marca/evento.

Publicar contenido de las ponencias.

Difusión del contenido entre target y patrocinadores.

MENCIONES   

Antes del evento:

Es importante localizar promotores y  patrocinadores para informar de la idea del evento, involucrarles difundan todo ello.

Durante el evento:

Métricas de la actividad de tu target y de los ponentes o participantes en tiempo real.

Después del evento:

Informe de número de asistentes al evento.

Informe de menciones en las distintas redes sociales y en medios de comunicación.

Informe de toda la difusión y alcance del evento dentro del sector, de los patrocinadores y del target.

Y hasta aquí el resumen de ideas básicas para planificar y organizar tu evento con éxito. Espero tus comentarios o los recursos o ideas, que desees añadir.

 

 

 

Claves para organizar tu evento con éxito

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Organizar un evento siempre es una tarea compleja, que requiere de mucho tiempo de preparación previa. Seguramente sería más complicado si no tienes en cuenta la organización y planificación necesaria.

Para ello debes tener en cuenta:

  • Planifica el evento con antelación.
  • Establece metas y objetivos del evento.
  • Prepara un presupuesto detallado.
  • Elije minuciosamente fecha y lugar de celebración.
  • No descuides la logística: desplazamientos, alojamientos, etc.
  • Realiza un Plan de Marketing Online y publicidad de tu evento.
  • Diseña carteles y merchandising, prepara documentación y para el evento.
  • No descuides el organigrama y el cronograma.
  • Agradece a los ponentes y asistentes su asistencia al evento.
  • Publica fotos y datos del evento en tu web o blog.
  • Mide el ROI del evento, realiza un informe de todo ello.

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Si quieres ver un resumen de todo ello, no te pierdas esta breve presentación en la que tienes todas las Claves para organizar tu evento con éxito.

Espero vuestros comentarios y opiniones sobre el post.

Técnicas para mejorar tu Blog de Eventos

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¿Tienes un blog de eventos y no estás teniendo la respuesta que esperabas?

Seguro que te has encontrado este inconveniente al poner en marcha tu blog y te planteas qué puedes hacer para mejorar los resultados e impulsar los objetivos que te has marcado con tu blog. Realmente debes pensar qué pretendes conseguir con tu blog: conseguir contactos dentro del sector de eventos, potenciar tu marca personal, poner espacios publicitarios o seguir técnicas de afiliados con venta de tus productos o servicios,etc.

En este post te muestro algunas Técnicas para mejorar tu Blog de Eventos y conseguir los objetivos que te has marcado, mejorando la apariencia  y analizando métricas para conseguir mejores resultados. A continuación te propongo algunas las técnicas:

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  • Personaliza el dominio de tu blog de eventos, así conseguirás potenciar tu marca, lo que transmite más profesionalidad y facilita el posicionamiento de tu blog en buscadores.
  • Invita a participar en tu blog para conocer mejor a tus lectores: Es una buena forma de saber qué quieren el público objetivo de tu blog. Te puede servir para conocer los temas que más les interesan, los formatos o herramientas que encuentran más útiles, etc. Cada respuesta de ellos es información que te acerca un poco más a ellos y a sus intereses.
  • Ofrece buen contenido en tu blog: Es una técnica muy útil a la hora de incentivar a tus lectores y aumentar de paso la lista de emails, lo que te permitirá seguir fidelizando a tu público. No olvides enlazar tu contenido en tus redes sociales para conseguir mayor difusión.
  • Segmenta y analiza tu lista de emails: El email marketing es clave para conseguir tus objetivos y es necesaria una buena segmentación de tus lectores para personalizar al máximo tus posts. Una buena idea para aumentar la lista de emails es ofrecer a tus lectores mejores contenidos o bien una guía descargable con contenidos únicos y de calidad, de este modo tu lista de emails seguirá creciendo, lo que supone más lectores y éxito para tu blog.
  • Invierte en Marketing de Contenidos: Si quieres que tu blog de eventos destaque necesitas buen contenido, que tu lector lo vea útil, eso aporta valor ya que facilita buena información. Utiliza imágenes cuidadas, etiquetadas con el contenido del post, dan una imagen de calidad y de mejor presentación para tu blog. Te recomiendo que uses banco de imágenes de pago, por muy poco obtendrás fotos de gran calidad.
  • Analiza tu blog mide tráfico y resultados: Seguro que te planteas qué medir, empieza por lo sencillo: visitas, tiempo de estancia en el blog, tasa de rebote, consecución de objetivos (descargas, ventas, etc). La herramienta que debes usar es Google Analytics, con ella podrás segmentar la información por países, fuentes te proporcionan más tráfico al blog, horarios de más audiencia, etc.
  • Analiza los problemas internos de tu blog: Si aún no tienes cuenta en Google Search Console, te recomiendo que la abras. Google Search Console es un servicio gratuito de Google, que cuenta con herramientas con las que puedes conocer: cómo hacer más accesible tu blog para el buscador, si tiene problemas con el SEO onpage, si está hackeado, tiene problemas de indexación, algún malwares o si las palabras clave que usas funcionan y tu público objetivo te encuentra.
  • Presta especial atención a las keywords (palabras clave) de tu sector: Es bueno que veas lo que está haciendo tu competencia, lo que les funciona, ya  que puede que  encuentres ideas que te funcionen. Si quieres saber más sobre herramientas que te ayuden a encontrar estas palabras clave, te recomiendo que eches un vistazo a Las mejores 9 herramientas gratuitas para buscar Keywords, excelente post de @jordi_hc en el Blog de Hubspot.
  • Rapidez de carga y optimización de tu blog: Para optimizar tu blog lo mejor es que sea Responsive, que se pueda leer con facilidad en todos los dispositivos. Para ello puedes usar WPTouch, un plugin para WordPress muy útil. Lo ideal es que la velocidad de carga no sobrepase de 2 segundos, para evitar que el lector abandone tu página. Existen herramientas que te ayudan a conocer la velocidad de carga de tu blog: PageSpeed Tools o Pingdom.
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PageSpeedTools

 

 

 

 

 

 

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Pingdom

 

 

 

 

 

 

 

  • Construye relaciones con otros bloggers o personas de relevancia en tu sector: Es importante que te conozcan en tu sector para que tu blog vaya ganando relevancia dentro del mundo de los eventos. Para alcanzar tu objetivo e ir ganando visibilidad puedes hacer acciones de “guest blogging” en otros blogs de eventos o de actividades relacionadas con ellos.

Para finalizar, aquí tienes un breve resumen de las ideas principales con las Técnicas para mejorar tu Blog de Eventos:

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Técnicas para mejorar tu Blog de Eventos

Si quieres dejarme algún comentario sobre este tema o sobre tu blog de eventos, siempre son bienvenidos.

Tips para promocionar tu evento

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¿Sabes cómo empezar a hacer difusión de tu evento?

Lo primero que debes tener en cuenta es el objetivo del evento y ser creativ@s para lograr que la difusión sea eficaz.

Tener una estrategia global es el punto de partida, que facilita la difusión del evento y tener claros los canales de comunicación para que la información llegue al público interesado en asistir.

Antes incluso de planificar la difusión del evento es fundamental crear una web, donde se recoja toda la información relevante, incluyendo imágenes, carteles o vídeos creativos, para reforzar la parte visual, aportar originalidad y facilitar la difusión online. En la web debe aparecer toda la información actualizada: título, lugar y fecha de celebración, programa, ponentes y asistentes destacados.

Pero…¿Estás realmente preparad@ para empezar a comunicar tu evento?

El objetivo clave es la participación y la interacción de los asistentes al evento. Recuerda que no sólo hay personas que asisten físicamente, sino también de forma virtual, compartiendo fotos, información y opiniones a través de las redes sociales.

Especifica un hashtag adecuado y fácil de recordar para tu evento y promociónalo en las principales redes sociales: Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram, Google+,… Es muy importante ya que sirve para que la gente interactúe antes, durante y después del evento, teniendo acceso toda la información actualizada y al instante.

Comparte todo el contenido, monitoriza, recoge datos y haz visibles las conversaciones en redes sociales durante el evento. Publica fotos, carteles originales y actualiza periódicamente información o material de interés para promocionar el evento de forma creativa. A través de las redes sociales puedes dar publicidad y difusión a los patrocinadores y los ponentes del evento, consiguiendo llegar a mayor número de público objetivo interesado en asistir. Después del evento puedes publicar en redes sociales la información y fotos más relevantes, compartir las estadísticas y agradecer la participación en el evento a los invitados, ponentes, proveedores y asistentes.

Para lograr mayor difusión online es muy útil realizar una retransmisión en streaming para tu evento. Las plataformas más populares para ello son Umstream.tv, Livestream, YouTube o Vine.

Para que los asistentes al congreso puedan acceder rápido a la web del evento no olvides los Códigos QR, donde pueden encontrar fotos o contenido para descargar.

Si te interesa leer más sobre cómo promocionar tu evento en redes sociales, puedes echar un vistazo a mi post invitado en el Blog de KeepMeeting  “Promociona tu evento en redes sociales“.

Una de las principales herramientas de comunicación y difusión de eventos es la nota de prensa, es el medio para hacer llegar la información del evento a los medios de comunicación y que la publiquen. Intenta que la nota de prensa sea breve, clara y que llame la atención, para obtener mayor impacto.

Otra forma de que la información de tu evento llegue a tus contactos es añadiendo el enlace y el logo de tu evento a la firma de tu correo electrónico. Es una manera económica y creativa de llegar a público interesado en asistir.

El último punto, no por ello menos importante, para hacer promoción de tu evento es escribir en tu blog. Para empezar a escribir sobre el evento en tu blog puedes plantear y responder las “6 W”:

Qué: Nombre del evento y en qué consiste.

Quién: Organización, ponentes, patrocinadores, participantes.

Dónde: Lugar de celebración.

Cuándo: Fecha y horarios de celebración.

Cómo: Requisitos y precio para inscribirse.

Porqué: Motivo por el que se organiza el evento.

Si es posible contacta con bloggers o influencers que escriban sobre eventos para conseguir mayor difusión y que se hable de tu evento en sus blogs y redes sociales.

Aquí puedes encontrar un breve resumen de los tips para promocionar tu evento:

tips_para_promocionar_tu_evento

Si tienes algún comentario o te apetece dejar tu opinión sobre este post es bienvenido.

Gracias.

Cris Berbel  @Criscrash1

Bienvenido a “Promociona tu Evento”

CARTEL Welcome

Es un placer darte la bienvenida a mi blog. Por medio de esta plataforma pretendo mostrar cómo se puede promocionar y dar difusión a tus eventos de forma rápida y eficaz.

Realizar un evento es una acción que te dará muy buenos resultados como estrategia de marketing para tu negocio. Crear un evento te puede servir para establecer contactos dentro de tu sector y que sean muy beneficiosos para tus propósitos, puede ser el networking perfecto o la plataforma ideal para mostrar trabajos o servicios novedosos de una empresa.

CARTEL Cóctel-Ceremonia-Servicios

Por todo ello, en este blog encontrarás ideas y consejos para promocionar correctamente y dar difusión a tu evento en redes sociales para que llegues al mayor número de personas interesadas en tus propuestas.

En los post encontrarás temas de interés a la hora de organizar un evento, así como consejos para promocionar tu evento en redes sociales, recogiendo experiencias e información muy útil para que tu evento sea todo un éxito.

Te ayudo a conseguir que tu evento sea algo exclusivo, que la organización, promoción y difusión del evento sea óptima, consiguiendo que se convierta en una experiencia que pueda ayudarte a generar oportunidades tanto a tu negocio como a tu marca.

Te invito a que participes en este espacio dedicado a la planificación, organización, promoción y difusión de eventos. Comparte tus impresiones de cada tema, siempre serán bienvenidas.

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Empieza la aventura: crea, promociona y difunde tu evento, #PromocionaTuEvento

Espero tus ideas, propuestas o comentarios