Descubre cómo aumentar la asistencia a tu evento

Asistencia a tu evento

¿No logras que aumente la asistencia a tu evento y te estás planteando qué puedes hacer?

Si te encuentras leyendo mi post, probablemente estás deseando que tu evento sea un éxito de asistencia y visibilidad en los medios.

Lo peor que te puede pasar en tu evento es invertir incontable tiempo y dinero planificándolo y tener una asistencia insignificante. Realizar un gran esfuerzo y encontrar como resultado gran número de sillas vacías es la pesadilla de cualquier organizador de eventos y tod@s lo sabemos. Lo cierto es que tenemos la costumbre de dejar todo para el último momento y no iba a ser una excepción inscribirse a eventos.

Algunos de los consejos que te muestro no es posible aplicarlos a todos los eventos que organices, pero poniéndole ganas y un poquito de sentido común conseguirás tener mayor número de público en tus eventos. Vamos a ver por dónde puedes empezar a mejorar para conseguir tu objetivo de aumentar el número de asistentes a tu evento:

Diseña una web funcional

El acceso a toda la información de la web debe ser fácil, conciso y debe contener de forma muy visible a los botones de inscripción al evento.

Importante: optimiza tu web para todos los dispositivos móviles.

Pregunta por adelantado para obtener feedback

Investiga para planificar bien, toda la información que puedas recopilar es fundamental para poder organizar bien todos los detalles. Pide opinión a las personas que vayan a asistir para saber qué esperan de tu evento.

 

Elije la mejor ubicación y momento

Elije un lugar memorable, que haga que tu evento se convierta en inolvidable. Ten en cuenta el mejor momento para celebrarlo, teniendo en cuenta actividades o eventos de la misma temática o de intereses similares.

 

Define objetivos, lista de necesidades y plan de acción

Ten en cuenta el alcance de tu evento, presupuesto y recursos de los que dispones para planificarlo.

Los objetivos del evento deben ser claros y específicos, que ayuden a conseguir los fines para los que se realiza.

Planifica cómo llegar mejor a tu público

Descubre cómo aumentar la asistencia a tu eventoplanifica

Segmenta bien el público al que te diriges y localiza los canales de difusión más efectivos para tu evento.

Crea contenido que suscite interés y despierte expectación entre tu target, para que aumente el alcance del evento.

Activos para llevar a cabo tu evento

Marca, recursos económicos, equipo humano o alianzas con otras marcas.

Si quieres que tu evento se convierta en un éxito colabora con los colegas o marcas de tu sector, implica a las personas interesadas, aporta valor con el contenido, con el trato, con la difusión del evento.

Convierte tu evento en una experiencia única y memorable, que haga querer repetir.

Si quieres algún consejo sobre cómo mejorar los activos para llevar a cabo tu evento, echa un vistazo a la Guía Básica para crear Marca de tu Evento

Simplifica el proceso de registro

Haz un formulario online sencillo y fácil de usar. Ofrece incentivos por inscripciones anticipadas.

Facilita el acceso web para la compra de entradas, para ello puedes crear una landing page, que cree un acceso directo y el procedimiento será más rápido.

Prepara y comunica el programa

prepara y comunica

Asegúrate de planificar un programa detallado o incluirlo visible en la web y en las comunicaciones.

Implica a los patrocinadores y ponentes, que difundan el contenido de tu evento para suscitar interés en los medios.

 

Promociona tu evento

Contacta con otras organizaciones afines y con ponentes para que te ayuden a promocionar tu evento.

Crea una minisite o una landing page para ganar visitas tu evento, que debe incluir: fecha y ubicación del evento, programa, presentación de ponentes, email o teléfono de contacto y, por supuesto, formulario de inscripción.

Envía una newsletter con la información del evento; no te olvides del botón “call to action” para dirigir las visitas a la landing page y poder conseguir así  más asistencia.

Consigue cobertura en medios locales o intenta involucrar a influencer del sector eventos, para hacer una difusión más amplia entre el público que te interesa que asista al evento.

Crea anuncios en las redes sociales del evento: Facebook, Twitter, Instagram o crea una página en Linkedin para el evento, en el que crear foros de debate.

Utiliza vídeos, haz algún sorteo, que pueda interesar a los asistentes, te hará ganar visibilidad para el evento.

No te olvides medir el impacto del evento en redes sociales e informar de los éxitos obtenidos con el mismo.

Promociona tu evento

Para poder promocionar tu evento de forma rápida aquí tienes 12 ideas geniales para promocionar tu evento

Rentabiliza tu evento

Un evento es rentable si aporta valor: si cubre una necesidad, si te diferencia del resto, si te hace ganar dinero, si disfrutas, si interesa a clientes potenciales,

Diseña una buena estrategia de precios de patrocinios y promociona servicios o productos relacionados con tu evento. Además de crear marca de tu evento, tendrás un modo muy asequible de rentabilizarlo.

Intenta monetizar tu evento de forma efectiva; planificación y financiación es clave para crear una buena red de networking efectiva en el sector de eventos.

Aquí tienes reunido un pequeño resumen en esta infografía:

Descubre cómo aumentar la asistencia a tu evento - Infografía

Y hasta aquí las ideas para conseguir más asistencia a tu evento. Puedes dejar un comentario con tus métodos para conseguir más publico interesado en asistir a tu evento.

Todo lo que necesitas saber sobre Netiqueta en Redes Sociales para Eventos

Netiqueta en RRSS para Eventos 1

¿Sabes que necesitas las redes sociales para conseguir visibilidad en tu Evento, pero no la utilizas de forma óptima?

¿No sabes cómo puedes dar visibilidad online a tu Evento? ¿Conoces la Netiqueta en redes sociales para Eventos?

Las redes sociales son un lugar ideal para crear comunidad, para favorecer la conexión entre personas o empresas con intereses comunes y donde compartir contenido de valor. Las redes sociales son un medio con el que puedes conseguir:

  • Contactar directamente con tus seguidores o clientes.
  • Conocer su opinión sobre tus productos y servicios.
  • Contar con información directa y buen feedback sobre gustos y preferencias.
  • Conocer y comunicarte con proveedores y posibles socios o colaboradores.

Por todo ello, cada día se hace más necesario tener relación laboral a través de redes sociales, así darás a conocer tu Evento y conseguirás una difusión mucho más amplia.

Aquí tienes algunas recomendaciones de Netiqueta o cómo actuar en las redes sociales para dar difusión a tu evento son las siguientes:

Trata de ser auténtico y original: es imprescindible que te muestres tal cual eres, sin aparentar, aunque siempre fomentando la creatividad y la originalidad en tu trabajo.

Respeta la ortografía y la gramática: intenta conseguir una comunicación inteligible, que además no cuesta mucho y reforzará tu imagen y la de tu Evento.

Participar en Redes Sociales: Antes de crear cuentas en varias redes sociales, conviene analizar si es útil que tu Evento esté en todas y si le puedes dedicar el tiempo necesario para participar en ellas activamente y con profesionalidad.

Participa en RRSS

Crea grupos en tus Redes Sociales: son una buena forma de crear comunidad, además de reforzar tu Evento con interacción, difusión y comentarios, así como llegar a más contactos de calidad para tu sector.

Tu perfil debe ser creíble y transmitir confianza: incluye foto tuya, si es personal, o imágenes de tu Evento reales para crear confianza y fiabilidad. Recuerda seleccionar cuidadosamente las opciones de seguridad de cada perfil para proteger tu información de posibles hackeos. Tu información e imágenes son compartidas por tus seguidores o amigos, no aceptes a todas los perfiles que soliciten “amistad” sólo porque sí, intenta saber más sobre ellos antes de aceptarlos. Cuida la imagen de tu Evento con seguidores de calidad e implicados dentro de ese campo.

Diferencia tus cuentas personales de las cuentas de tu Evento o negocio, ya que transmitirás más profesionalidad y una diferenciación necesaria entre tu ámbito personal de amistad y tu ámbito laboral.

Céntrate en crear relaciones comerciales y personales, no sólo en “vender” tu Evento: la clave principal de estas redes es justamente comunicarse y relacionarse con las personas. Lo fundamental es establecer relaciones comerciales y personales sólidas que, a largo plazo, puedan aportar resultados económicos.

Aporta contenido de calidad y con valor añadido: en las redes sociales puedes compartir mucha información y conocimientos originales que aporten valor añadido a tu Evento o a futuros proyectos.

Busca contactos de calidad: conviene que vayas ampliando tu red de contactos, tratando de identificar a personas que sean importantes para tu proyecto, incluidos colegas del sector y empresas con las que colaborar.

No etiquetes “al tuntún”: no es correcto etiquetar a gente en fotos o vídeos de tus productos o servicios, en situaciones que exijan compromiso personal con ideas, grupos, etc o en contextos legal o moralmente cuestionables.

Usa un hashtag exclusivo para tu Evento: busca un hashtag exclusivo de tu Evento y haz difusión en Redes Sociales, aunque no abuses de su uso.

Si necesitas una ayuda para encontrar el hashtag adecuado para tu Evento, te recomiendo que eches un vistazo a las mejores Herramientas para crear hashtags de tu Evento.

Publica detalles de la organización de tu Evento: comparte anécdotas de los preparativos del Evento, aprovecha el tirón visual con fotos y vídeos de los momentos previos, eso te acerca a tus seguidores y crea expectativas para los participantes y asistentes al Evento. Comparte comentarios y post de los asistentes en tus Redes Sociales, así como información, fotos o entrevistas de los ponentes que participan en el Evento.

Acepta el “feedback” como oportunidad de mejorar: comparte información valiosa (conocimientos, reflexiones, contenido de calidad), eso te acerca a tu comunidad y le aporta valor a tu Evento.

Y hasta aquí mis ideas sobre Netiqueta en Redes Sociales para Eventos. Si tienes alguna aportación sobre ello, me encantará que dejes algún comentario más abajo.

Tips para promocionar tu evento

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¿Sabes cómo empezar a hacer difusión de tu evento?

Lo primero que debes tener en cuenta es el objetivo del evento y ser creativ@s para lograr que la difusión sea eficaz.

Tener una estrategia global es el punto de partida, que facilita la difusión del evento y tener claros los canales de comunicación para que la información llegue al público interesado en asistir.

Antes incluso de planificar la difusión del evento es fundamental crear una web, donde se recoja toda la información relevante, incluyendo imágenes, carteles o vídeos creativos, para reforzar la parte visual, aportar originalidad y facilitar la difusión online. En la web debe aparecer toda la información actualizada: título, lugar y fecha de celebración, programa, ponentes y asistentes destacados.

Pero…¿Estás realmente preparad@ para empezar a comunicar tu evento?

El objetivo clave es la participación y la interacción de los asistentes al evento. Recuerda que no sólo hay personas que asisten físicamente, sino también de forma virtual, compartiendo fotos, información y opiniones a través de las redes sociales.

Especifica un hashtag adecuado y fácil de recordar para tu evento y promociónalo en las principales redes sociales: Twitter, Facebook, Linkedin, Instagram, Google+,… Es muy importante ya que sirve para que la gente interactúe antes, durante y después del evento, teniendo acceso toda la información actualizada y al instante.

Comparte todo el contenido, monitoriza, recoge datos y haz visibles las conversaciones en redes sociales durante el evento. Publica fotos, carteles originales y actualiza periódicamente información o material de interés para promocionar el evento de forma creativa. A través de las redes sociales puedes dar publicidad y difusión a los patrocinadores y los ponentes del evento, consiguiendo llegar a mayor número de público objetivo interesado en asistir. Después del evento puedes publicar en redes sociales la información y fotos más relevantes, compartir las estadísticas y agradecer la participación en el evento a los invitados, ponentes, proveedores y asistentes.

Para lograr mayor difusión online es muy útil realizar una retransmisión en streaming para tu evento. Las plataformas más populares para ello son Umstream.tv, Livestream, YouTube o Vine.

Para que los asistentes al congreso puedan acceder rápido a la web del evento no olvides los Códigos QR, donde pueden encontrar fotos o contenido para descargar.

Si te interesa leer más sobre cómo promocionar tu evento en redes sociales, puedes echar un vistazo a mi post invitado en el Blog de KeepMeeting  “Promociona tu evento en redes sociales“.

Una de las principales herramientas de comunicación y difusión de eventos es la nota de prensa, es el medio para hacer llegar la información del evento a los medios de comunicación y que la publiquen. Intenta que la nota de prensa sea breve, clara y que llame la atención, para obtener mayor impacto.

Otra forma de que la información de tu evento llegue a tus contactos es añadiendo el enlace y el logo de tu evento a la firma de tu correo electrónico. Es una manera económica y creativa de llegar a público interesado en asistir.

El último punto, no por ello menos importante, para hacer promoción de tu evento es escribir en tu blog. Para empezar a escribir sobre el evento en tu blog puedes plantear y responder las “6 W”:

Qué: Nombre del evento y en qué consiste.

Quién: Organización, ponentes, patrocinadores, participantes.

Dónde: Lugar de celebración.

Cuándo: Fecha y horarios de celebración.

Cómo: Requisitos y precio para inscribirse.

Porqué: Motivo por el que se organiza el evento.

Si es posible contacta con bloggers o influencers que escriban sobre eventos para conseguir mayor difusión y que se hable de tu evento en sus blogs y redes sociales.

Aquí puedes encontrar un breve resumen de los tips para promocionar tu evento:

tips_para_promocionar_tu_evento

Si tienes algún comentario o te apetece dejar tu opinión sobre este post es bienvenido.

Gracias.

Cris Berbel  @Criscrash1